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Mit welchen Programmen lässt sich eine Lohnabrechnung am besten anfertigen?
#1
Jedes Unternehmen hat die Wahl, ob die Lohnabrechnungen selbstständig mit einem eigenen Programm durchgeführt werden soll oder ob dies an ein Unternehmen abgegeben werden soll, welches die Arbeit und Verantwortung übernehmen. Eine Software erleichtert insgesamt die Arbeit, wenn all die Tätigkeiten selbst übernommen werden sollen.

Wieso ist eine Software für Lohnabrechnungen sinnvoll?

Ein Betrieb mit Mitarbeitern ist per Gesetz verpflichtet, dass Entgeltabrechnungen angefertigt werden. Die Pflicht ist über einen externen Dienstleister zu bewältigen oder in Eigenregie über eine Software. Die Lohnabrechnung in Münster hat den Vorteil, dass der Unternehmer schlichtweg keinen Zeitaufwand mehr hat, zudem kann es bei kompetenten Dienstleistern auch nicht zu Fehlern kommen.

Unter Umständen möchten das Unternehmer aber nicht, sondern wollen das in Eigenregie über die Personalabteilung oder Bürokraft übernehmen. In einem solchen Fall ist eine Software interessant, diese hat folgende Vorteile:
  • Lohnbuchhaltung ist schnell erledigt, da die Software alle komplexen Aufgaben selbstständig übernimmt und automatisch für die Abzüge von Steuern oder Sozialversicherungsbeiträgen die jeweiligen Prozesse ausführt.
  • Die Nutzung einer Software könnte günstiger sein, als einen externen Dienstleister zu beauftragen.
  • Die Software ist stets auf dem aktuellen Stand der Rechtsprechung und berücksichtigt jedes Detail, um Fehler zu vermeiden.
  • Personaldaten können direkt abgefragt werden, anstatt über Umwege. Das nimmt das Personal im Fall des Falles positiv auf.
  • Es ist stets im eigenen System ersichtlich, wie viel ein Mitarbeiter pro Monat kostet.
  • Meldungen an die Sozialversicherungsträger oder Daten und Lohnsteuerbescheinigungen gehen mit einem Klick an das Finanzamt.


Welche Funktionen sollte eine Software haben?

Die Grundvoraussetzung ist eine leichte Bedienung, denn ansonsten wird es zwangsläufig zu Fragen bezüglich der Handhabung kommen. Zudem sind gewisse Funktionen essenziell, damit Zeit gespart werden kann und selbstverständlich auch Sicherheitsfunktionen:
  • Online-Banking für sofortige oder terminierte Auszahlung
  • Elektronisches Meldewesen (via 1-Klick)
  • Stammdatenverwaltung
  • Abrechnung von Löhnen inklusive Sonderfälle
  • Berücksichtigung von Zusatzzahlungen
  • Bereitstellung von Abrechnungen an das Personal
  • Unterstützung bei der Betriebsprüfung
  • GKV-Zertifikat

Das genannte GKV-Zertifikat sagt aus, dass diese Lohnsoftware von den gesetzlichen Krankenversicherungen (GKV) zertifiziert worden ist und somit alle Daten von Sozialversicherten auch korrekt übertragen werden.

Bezüglich der Sonderzahlungen gibt es in der Regel Probleme, denn insbesondere auch kleine Tools unterstützen dies nicht. Allerdings ist das eine essenzielle Funktion, denn darüber können Einmalzahlungen (wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld), aber auch steuerfreie Zuschläge und geldwerte Vorteile abgerechnet werden.

Zur Funktionsweise einer modernen Software zählen:
  • Umgang mit Lohnpfändungen
  • Betriebliche Altersvorsorge
  • Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall und Mutterschutz
  • Entgeltkürzungen aus den verschiedensten Gründen


Welche Funktionen könnten hilfreich sein?

Äußert hilfreich ist bei diesen Programmen eine Unterstützung bezüglich der Betriebsprüfung, denn obwohl es sich um eine Herausforderung handelt, kann einer Prüfung gelassen entgegengesehen werden. Hierbei gibt es nämlich eine Funktion, welche alle Daten und Unterlagen innerhalb von Sekunden zusammenstellen kann. Je nach Wunsch kann eine Auswertung auch im Excel-Format exportiert werden.

Weitere Funktionen, welche hilfreich sein könnten, wären zu einem Mustervertrag und Mustertexte, Formulare, Tabellen und Checklisten bezüglich der Vorgehensweise, um alle Punkte für das Arbeitsrecht einzuhalten. Insgesamt wird die Software somit auch zu einem Berater.
Allerdings lässt sich nur schwer sagen, welche Software für das eigene Unternehmen geeignet ist und ob dies nicht vielleicht von Nachteil ist und stattdessen ein externer Dienstleister in Anspruch genommen werden sollte. 
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