Filtern von Listen in Excel mit verschiedenen Kategorien in unterschiedlichen Spalten

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Filtern von Listen in Excel mit verschiedenen Kategorien in unterschiedlichen Spalten - NJ - 08.11.2023

Hallo zusammen,

ich habe eine Liste mit Adressen, welche ich ursprünglich in Outlook pflege. Dort wurden auch Kategorien vergeben. Die Kategorien zeigen Zugehörigkeiten z.B. Mitgliedschaften, oder auch ob die Personen Glückwunschkarten zum Geburtstag erhalten sollen, oder sogar Geschenke. Sprich jeder Person in der Liste wurden teilweise diverse Kategorien zugeordnet. In Outlook damit zu arbeiten ist somit wirklich prima. Nun ist es aber so, dass wir für diverse Serienbriefe auf einen Blick verschiedene Infos sehen möchten.

Also habe ich mir alle Adressen in Outlook als Liste anzeigen lassen und dann alle markiert und in Excel kopiert. Funktioniert auch noch prima. Nun habe ich alle Adressen in einer Liste... ABER das Feld Kategorie wird nicht in Spalten aufgeführt, sondern ist in einer Zelle zusammengefasst. Wenn ich nun "Text in Spalten" anwende, habe ich jede Kategorie zwar in einer einzelnen Zelle, aber es tauchen nicht die gleichen Infos in der gleichen Spalte auf.... ist das verständlich?

Ich habe mal die Beispiele angehängt. Einmal wie es direkt "aus Outlook" rauskommt und wenn ich anschließend "Text in Spalten" angewendet habe und dann noch eins mit dem "Problem" und meine "Wunschlösung".

Ich hoffe man sieht, was nun mein Problem ist. Eigentlich hätte ich gerne, dass eine bestimmte Kategorie nur ein einer bestimmten Spalte steht. Leider ist es in Outlook noch nicht einmal möglich, dass die Reihenfolge der Kategorien gleich bleibt Sad

Könnte mir jemand sagen ob ich das mit irgendeiner Formel, Pivot oder irgendwas von Beispiel 02 bis Beispiel 04 ändern kann, ohne alle Zellen manuell dorthin zu schieben wo ich sie eigentlich brauche?

Tausend Dank und viele Grüße
NJ

RE: Filtern von Listen in Excel mit verschiedenen Kategorien in unterschiedlichen Spalten - Sigi.21 - 08.11.2023

Hallo NJ,

alle möglichen Kategorien in die erste Zeile und dann Formel (s. Mappe)

Gruß Sigi

RE: Filtern von Listen in Excel mit verschiedenen Kategorien in unterschiedlichen Spalten - Flotter Feger - 08.11.2023

Hallo,

über die Anzahl der gleichzeitig ausgewählten Kategorien, schreibst du nichts.

Brauchst du maximal 2, kannst du alles so lassen, wie es aus Outlook kommt (... warum kopieren ? Outlook kann eine CSV der Kontakte exportieren ?!?)

Dann reicht es nach 'Enthält' und / oder 'Enthält nicht' mit dem Autofilter zu filtern.

RE: Filtern von Listen in Excel mit verschiedenen Kategorien in unterschiedlichen Spalten - NJ - 08.11.2023

(08.11.2023, 16:50)Sigi.21 schrieb: Hallo NJ,

alle möglichen Kategorien in die erste Zeile und dann Formel (s. Mappe)

Gruß Sigi

Hallo Sigi,

danke für die schnelle Antwort. D.h. ich müsste einfach "nur" alle Kategorien in der ersten Zeile nennen und über die Formel auflösen...
Sieht gut aus, werde ich ausprobieren. Es sind aktuell knapp 50 verschiedene Kategorien vergeben Tendenz steigend... Smile

Ich geb nochmal Bescheid, wie es geklappt hat.

Grüße
NJ

RE: Filtern von Listen in Excel mit verschiedenen Kategorien in unterschiedlichen Spalten - NJ - 08.11.2023

(08.11.2023, 18:33)Flotter Feger schrieb: Hallo,

über die Anzahl der gleichzeitig ausgewählten Kategorien, schreibst du nichts.

Brauchst du maximal 2, kannst du alles so lassen, wie es aus Outlook kommt (... warum kopieren ? Outlook kann eine CSV der Kontakte exportieren ?!?)

Dann reicht es nach 'Enthält' und / oder 'Enthält nicht' mit dem Autofilter zu filtern.

Hallo Sabina,

ich benötige eine Übersicht aller Kategorien pro Person. Ich könnte bereits in Outlook sortieren, aber mir ist nicht wichtig wieviele Personen in einer bestimmten Kategorie sind, sondern welchen Kategorien eine bestimmte Person alles zugeordnet ist. Es ist leider nur vereinfacht dargestellt... sorry. Es sind in wirklichkeit hunderte von Adressen und aktuell knapp 50 Kategorien.

und zum Thema kopieren nicht exportieren ... Outlook und ich sind keine Freunde Big Grin

ich hatte das auch gesehen, aber ich habe sehr viele Benutzerdefinierte Felder eingefügt und mir dann eine eigene Listenansicht erstellt, in der die Spalten genau in der Reihenfolge auftauchen, wie ich sie benötige. Nachdem ich dann festgestellt hatte, dass u.a. das Notizfeld besser leer bleibt, oder gar nicht erst mit ausgespuckt wird ging es dann so am "schönsten", denn davor hatte ich Zeilenumbrücke und die Liste war nimmer zu gebrauchen.

Grüße
NJ

RE: Filtern von Listen in Excel mit verschiedenen Kategorien in unterschiedlichen Spalten - NJ - 08.11.2023

(08.11.2023, 16:50)Sigi.21 schrieb: Hallo NJ,

alle möglichen Kategorien in die erste Zeile und dann Formel (s. Mappe)

Gruß Sigi

Hallo Sigi,

ich musste es doch direkt ausprobieren und was soll ich sagen DANKE DANKE DANKE... ich hab das nun sogar noch angepasst und jetzt ist in der Spalte einfach nur ein x, da ja oben schon die Kategorie drin steht. Herrlich.

Vielen dank, hätte nie gedacht, dass ich so schnell eine Antwort bekommen Big Grin

Viele Grüße
NJ